Elaborar um Plano de Manutenção, Operação e Controle não é um trabalho fácil, rápido, nem barato. Para elaboração de um programa desse porte são necessários vários passos, que partem de uma inspeção predial para registro das condições iniciais da edificação.
A inspeção irá fornecer a informação de quais reformas o prédio precisa, quais equipamentos precisam de manutenção e quanto isso deverá custar – insumo necessário para uma assembleia onde será apresentado o diagnóstico inicial do condomínio e será definida a taxa-extra para arrecadação dos fundos necessários para os reparos. Para isso, essa inspeção deverá levantar não somente as patologias da edificação, onde elas se encontram, grau de criticidade e as medidas saneadoras a serem adotadas, mas também uma estimativa de custo destas medidas.
Será necessário também levantar o Inventário de equipamentos e ambientes a serem manutenidos – seja por uma intervenção pontual ou por manutenções periódicas. Na sequência, levantar as Rotinas de manutenção com os seus responsáveis (empresas contratadas ou equipe local), datas previstas para execução, periodicidade e custo. Por fim, definir os Processos de acompanhamento, através de revisões contratuais com responsabilidades bem definidas. Eu chamei esse método de IRP, enfatizando que o Plano de Manutenção, Operação e Controle (PMOC), sem acompanhamento, não tem utilidade alguma!
O Inventário de Equipamentos
A atividade de elaboração do inventário é importante não somente para levantamento de todos os equipamentos e elementos a serem listados no plano de manutenção, mas também para garantir que o seguro do empreendimento cubra todos os seus equipamentos num eventual sinistro. Ressaltando que o seguro do condomínio não cobre danos nas unidades autônomas, cabendo a cada condômino providenciar o seguro da sua residência ou sala comercial.
Na sua elaboração é preciso relacionar os fornecedores da cadeia de suprimentos do condomínio, que podem ser fabricantes de equipamentos e materiais, distribuidores autorizados e revendas no varejo. Isso é particularmente importante para obtenção de especificações, encomendar fabricação ou remessa de itens descontinuados, encontrar seus substitutos e empresas certificadas para dar manutenção. Quanto mais completa for a sua lista, menos precisará ser incomodado aos finais-de-semana por ligações do zelador em eventuais falhas.
Rotinas de Manutenção
O desafio agora é obter as rotinas de manutenção rotineira, preventiva, preditiva e corretiva – nesta ordem. São elas que irão detalhar o escopo dos contratos de manutençãoPara isso precisamos saber do que se trata cada uma delas:
- Manutenção ROTINEIRA: executada diariamente ou semanalmente por equipe interna do condomínio.
- Manutenção PREVENTIVA: executada mensalmente por equipe externa ao condomínio (empresa de manutenção contratada). Pode conter manutenções bi ou trimestrais, semestrais ou anuais como procedimentos complementares do programa de manutenção.
- Manutenção PREDITIVA: medições que podem postergar a necessidade de uma preventiva. Devem ser obrigatoriamente formalizadas com um laudo e ART/CRT.
- Manutenção CORRETIVA: ações que visam reestabelecer a condições de operação de um equipamento após uma falha.
Para ilustrar, usemos o exemplo dos pneus de um carro: quinzenalmente você lava os pneus, calibra e passa um vinil protetor. Mensalmente ou anualmente você não faz nada, mas é certo que um carro com 50 mil quilômetros rodados deverá ter os seus pneus trocados. Você pode fazê-lo quando atigir essa quilometragem (preventiva), ou postergar um pouco porque visualmente você acha que pode rodar mais 10 mil km (preditiva), ou esperar os pneus estourarem para efetuar a troca (corretiva).
Após entendermos as diferenças entre os tipos de manutenção, será necessário obter as rotinas de cada uma delas. Em resumo, onde encontrá-las? A primeira fonte é o próprio manual de O&M (operação e manutenção) da edificação, que foi elaborado pela construtora. Na ausência desse, você pode conseguir o Guia Nacional de Elaboração de Manuais da CBIC. Mas chamo atenção que, apesar de completo, é extremamente superficial! Portanto, a melhor fonte ainda são os livros (veja alguns exemplos abaixo), os manuais de instrução dos equipamentos, e os técnicos das empresas de manutenção preventiva. Também compilei uma série de rotinas no slide 3 do meu curso Plano de Manutenção em 8h.
Processo de Acompanhamento – o “pulo do gato”
Todo o passo-a-passo de acompanhamento da execução de cada parte do plano de manutenção deve estar prevista nos contrato com as empresas de manutenção. É isso que vai garantir que a empresa gere as evidências de que a manutenção foi feita, e que a supervisão registre a sua evolução para medição futura. Por isso é recomendável que os contratos de manutenção sejam elaborados com base no item 6 da NBR 5674, que especifica itens mínimos desejáveis num orçamento de serviços de manutenção:
- Dados do cliente;
- Escopo dos serviços ou objeto (inventário);
- Descrição de cada atividade, com os respectivos prazos (rotinas de manutenção);
- Especificações técnicas de execução e de manutenção futura, desenhos, cálculos ou projetos, quando aplicável;
- Condições comerciais, valor, forma de pagamento e validade da proposta;
- Responsabilidades legais e obrigações de cada parte, incluindo o atendimento à legislação pertinente quanto à segurança do trabalho;
- Indicação do responsável técnico pela atividade, quando aplicável (ART ou CRT);
- Garantias e exclusões;
- Previsão de seguros, se aplicável.
Eu chamo esse contrato de Contrato à Prova de Falhas e ele é um dos materiais disponíveis e ricamente detalhados no curso Plano de Manutenção em 8h.
Para avaliação das propostas, deve-se deixar o quesito “preço” por último. Devemos lembrar da relação custo x benefício e do prazo para avaliação da efetividade da manutenção. Um tempo mínimo de 2 anos para cada contrato, com reuniões semestrais de alinhamento de escopo e indicadores é o ideal para acompanhar o andamento do serviço. Ou seja, a troca constante de prestadores de serviço com base apenas no “custo” do contrato inviabiliza a medição de desempenho e aumenta a curva de aprendizado[1] da próxima contratada. Por isso, para avaliação das propostas a norma recomenda observar:
- Qualificação da empresa ou profissional em termos de capacidade técnica, recursos humanos e equipamentos necessários ao desenvolvimento dos serviços;
- Experiência da empresa ou profissional na área, incluindo a menção de outros serviços em andamento ou já concluídos, e o eventual fornecimento de acervo técnico;
- Referências de outros clientes;
- Proposta técnica apresentada, incluindo atendimento às normas aplicáveis e legislação;
- Habilitação jurídica, regularidade fiscal, idoneidade e capacidade financeira da empresa ou profissional, avaliadas em relação ao porte de serviço contratado; e
- Prazo para a execução, preço, condições de pagamento, cronograma físico-financeiro com base no contrato;
Somente após obter todas estas informações de cada fornecedor é possível montar uma tabela de equalização de propostas onde será possível comparar escopos de trabalho idênticos, o esforço prometido (SLA[2]), a qualificação da empresas e o seu enquadramento legal. Uma vez que temos as propostas equivalentes, e compreendemos o valor do serviço oferecido podemos considerar o seu preço. Cada contrato de manutenção deve ter uma pasta específica contendo:
- A minuta;
- O inventário de itens e rotinas de manutenção que devem fazer parte do objeto;
- O cronograma de manutenções preventivas; e
- As ordem de serviço geradas (de preventivas ou corretivas).
Controle da Execução
Finalmente chegamos ao controle da execução do plano. Esse o passo mais fácil, mas que depende diretamente da administração do condomínio. É preciso se certificar que hajam condições mínimas necessárias para a execução segura do serviços bem como delimitações, informações e advertências para os usuários. A atividades devem seguir o cronograma estabelecido e, caso resultem em alteração de características técnicas da edificação (como, por exemplo, a mudança de uma bomba d’água para outra mais potente ou a inclusão de uma bomba redundante), o memorial descritivo, as especificações e os respectivos projetos bem como o manual de uso, operação e manutenção devem ser adequados. Lembre-se que tanto o gerente predial quanto o síndico são funções temporárias e todas as mudanças devem ser registradas para a próxima gestão!
Se não é simples gerenciar a parte administrativa, contábil, financeira e recursos humanos de um condomínio, que dirá a sua operação. A gestão da manutenção pode ser feita através de planilhas, formulários e pastas físicas. Mas para um efetivo controle profissional é necessário um complexo software específico, chamado de CMMS, que é uma sigla do inglês “Computerized Maintenance Management System” e significa “sistema de gestão da manutenção computadorizado”. São sistemas para a gestão de facilities, mais comuns em grandes empreendimentos comerciais como shopping centers, hospitais, faculdades e hotéis. Felizmente, hoje temos soluções mais simples e fáceis de implementar – desde que os passos anteriores tenham sido corretamente realizados. Com isso é perfeitmente possível que cada condomínio consiga acompanhar a manutenção do seu patrimônio na palma da mão.
Prof. Celino é Engenheiro e Assessor Técnico de Condomínios
https://linktr.ee/engenhariacondominial
[1] Curva de aprendizado é uma representação do nível médio cognitivo de aprendizagem para uma determinada atividade ou ferramenta. Ela mostra que a produtividade leva um tempo para se reestabelecer após uma mudança dos agentes. O conceito foi descrito pela primeira vez em 1885, por Hermann Ebbinghaus que foi o primeiro autor na psicologia a desenvolver testes de inteligência. Fonte: http://www.intelltheory.com/ebbinghaus.shtml
[2] SLA – Service Leve Agreement ou Nível de Serviço Acordado são parâmetros de qualidade contratuais.
[3] ERP – Enterprise Resource Planning é uma plataforma de software desenvolvida para interligar diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações do negócio. Em condomínios, ela se ocupa da geração de boletos, conciliação bancária, gestão de documentos assembleares, de condôminos, entre outras funções.